איך Beauty C שומרת ומשתמשת במידע

1. מי אנחנו ותפקידי הצדדים

Beauty C היא מערכת SaaS לניהול קליניקות, לקוחות, לידים, תורים, טיפולים, שימור לקוחות, חיובים, מלאי וכספים. לצורך מדיניות זו, “Beauty C”, “המערכת”, “אנחנו” או “המפעילה” משמעם Beauty C והמפעיל העסקי שלה.

ביחס למידע של משתמשות המערכת עצמן, כגון פרטי חשבון, התחברות, מנוי ותשלום, Beauty C משמשת כמחזיקה או אחראית לעיבוד המידע בהתאם להקשר.

ביחס למידע שהמשתמשת מזינה על לקוחות הקליניקה שלה, כגון שמות, טלפונים, תיעוד טיפולים, שאלונים ותמונות, המשתמשת היא הגורם שאוסף את המידע וקובע למה הוא משמש. Beauty C מספקת לה כלי טכנולוגי לשמירה וניהול של המידע.

2. איזה מידע נאסף

המערכת אינה מיועדת לשמירת מידע שאינו נחוץ לניהול הקליניקה. מומלץ להזין רק את המידע הדרוש למטרה העסקית והמקצועית של המשתמשת.

3. מטרות השימוש במידע

• פתיחת חשבון, התחברות, אימות משתמשת ושמירת נתונים בענן.
• ניהול תורים, לקוחות, לידים, טיפולים, משימות, שימור לקוחות, מלאי וכספים.
• הפעלת מסלולים לאחר תשלום מאומת, חסימת גישה למסלול שאינו פעיל וניהול חבילות.
• סנכרון, גיבוי, שחזור והמשכיות שימוש בין מכשירים.
• הפקת קישורי תשלום או פתיחת עמוד תשלום מאובטח אצל ספק סליקה חיצוני.
• סנכרון תורים ל-Google Calendar, אם המשתמשת בחרה לחבר את החשבון שלה.
• פתיחת WhatsApp, אימייל או SMS לצורך שליחת הודעות שהמשתמשת בחרה לשלוח.
• תמלול תכתיב טיפולי במסלול PRO והכנת טיוטת סיכום מובנית לבדיקה ולהחלה ידנית של המשתמשת.
• הפקת PDF לרואה החשבון מתוך נתוני הכספים בשני המסלולים. במסלול PRO אפשר גם לשמור מסמכי הוצאה פרטיים, לזהות כפילויות, להכין טיוטת חילוץ לבדיקה ולהפיק חבילת מסמכי מקור.
• אבטחת השירות, מניעת שימוש לרעה, פתרון תקלות ושיפור יציבות המערכת.
• הפעלת תוכנית השותפים, ייחוס רכישות, חישוב עמלות, תשלום עמלות ומתן תמיכה לשותפים.
• עמידה בדרישות דין, טיפול בפניות, חשבוניות, הנהלת חשבונות והגנה על זכויות משפטיות.

לא נמכור מידע אישי של משתמשות או של לקוחות הקליניקות לצדדים שלישיים לצורכי פרסום.

4. ספקים ושיתוף מידע

כדי להפעיל את השירות, אנחנו משתמשים או עשויים להשתמש בספקי תשתית ושירותים חיצוניים. גישה למידע ניתנת רק במידה הדרושה להפעלת השירות, אבטחתו, סליקה, תמיכה או חובה חוקית.

• Supabase - התחברות, אימות משתמשות, בסיס נתונים וסנכרון ענן.
• Cloudflare - אחסון והפצת קבצי האתר, אבטחה ותשתית אינטרנט.
• Google Calendar - סנכרון תורים, רק לאחר שהמשתמשת מחברת את חשבון Google שלה.
• ספק סליקה - כאשר יחובר שירות תשלום, הוא יעבד את התשלום בעמוד מאובטח בהתאם למדיניות שלו. Beauty C לא תשמור מספרי כרטיסי אשראי.
• WhatsApp, ספקי אימייל או SMS - כאשר המשתמשת בוחרת לפתוח הודעה או לשלוח תקשורת ללקוחה.
• FormSubmit או ספק אימייל עסקי - להעברת טופסי יצירת קשר ותמיכת שותפים אל [email protected]. הפנייה נשמרת גם ברשומת התמיכה המאובטחת כאשר היא נשלחת מתוך דשבורד השותפה.
• OpenAI - במסלול PRO בלבד, לצורך תמלול חכם, הפעלת הסוכנת העסקית וחילוץ טיוטת נתונים מקבלה או חשבונית. קובץ השמע נשלח לעיבוד ואינו נשמר ב-Beauty C. טקסט התמלול מועבר ל-Google Gemini Flash-Lite לסידור טיוטת הסיכום לבדיקה ידנית, עם שמירת תשובת מודל מנוטרלת. מסמך שמועבר לחילוץ מעובד עם שמירת תשובת מודל מנוטרלת; מסמך המקור נשמר בנפרד באחסון הפרטי של החשבון כדי שהמשתמשת תוכל לבדוק ולייצא אותו.
• יועצים מקצועיים - עורכי דין, רואי חשבון, נותני תמיכה או אבטחה, בכפוף לצורך ולחובת סודיות מתאימה.

ייתכן שמידע יישמר או יעובד מחוץ לישראל, בהתאם למיקום שרתי הספקים. שימוש במערכת מהווה הסכמה לכך שמידע עשוי לעבור לספקים אלה ככל שנדרש להפעלת השירות.

5. אבטחה, שמירה וגיבוי

• הגישה לחשבון מתבצעת באמצעות התחברות אישית. אין למסור סיסמה לאחרים.
• נתוני הענן מוגנים בהרשאות לפי משתמשת, כך שמשתמשת אמורה לגשת רק למידע שלה.
• פרטי כרטיס אשראי אינם נאספים או נשמרים בתוך Beauty C. סליקה מתבצעת בעמוד מאובטח של ספק הסליקה.
• היסטוריית שיחות והעדפות שהמשתמשת ביקשה במפורש לזכור נשמרות בנפרד לכל חשבון. ניתן למחוק את השיחה או את הזיכרון מתוך מסך הסוכנת.
• המערכת כוללת אפשרות לגיבוי ושחזור. קובץ גיבוי עשוי לכלול מידע אישי ורגיש, ולכן יש לשמור אותו במקום מאובטח בלבד.
• בתכתיב החכם קובץ השמע משמש לעיבוד זמני ואינו נשמר. התמלול והסיכום המובנה נשמרים בכרטיס הטיפול כל עוד החשבון פעיל, עד למחיקתם בידי המשתמשת או למחיקת החשבון.
• קבלות וחשבוניות נשמרות בדלי פרטי ונגישות באמצעות קישור זמני חתום. טביעת SHA-256 משמשת לזיהוי העלאה כפולה ואינה מחליפה את מסמך המקור.
• למרות נקיטת אמצעי אבטחה סבירים, אין מערכת המחוברת לאינטרנט שהיא חסינה לחלוטין מפני חדירה, תקלה או אובדן מידע.

ביטול החידוש משאיר את החשבון פעיל עד סוף התקופה שכבר שולמה. בסיום התקופה החשבון נסגר, וזהות ההתחברות, נתוני העבודה של העסק והלקוחות, תמונות, מסמכים, טקסטים וקובצי הענן נמחקים לצמיתות ממערכות הייצור הפעילות של Beauty C ללא אפשרות שחזור. רשומות מצומצמות של תשלום, הסכמה או מידע קליני עשויות להישמר רק אם הדין החל או הקפאה משפטית מחייבים זאת. רשומות אלה מנותקות מחשבון ההתחברות הסגור ואינן זמינות לשימוש שוטף במוצר. אם אושר החזר מלא שמסיים את החשבון מיד, המחיקה מתחילה עם אישור ההחזר. לכן יש להוריד גיבוי מלא לפני הביטול או לכל המאוחר לפני מועד הסיום. כשל חיוב שאינו בקשת ביטול של בעלת החשבון עשוי לחסום גישה אך אינו מפעיל לבדו מחיקה. עותקי התאוששות מוצפנים של ספקי התשתית אינם זמינים לשימוש שוטף ונמחקים במחזורי הגיבוי של אותם ספקים.

6. אחריות הקליניקה כלפי לקוחותיה

בעלת הקליניקה שמשתמשת במערכת אחראית לוודא שהשימוש שלה במידע של לקוחותיה נעשה כדין. בין היתר עליה:

• ליידע את הלקוחות שלה שהמידע נשמר במערכת דיגיטלית לניהול הקליניקה.
• לקבל הסכמה מתאימה לשמירת מידע רגיש, שאלונים רפואיים, תמונות לפני ואחרי והיסטוריית טיפולים.
• לקבל הסכמה מתאימה לפני תכתיב מידע על לקוחה, להימנע מאמירת מזהים שאינם נחוצים ולבדוק כל תמלול או סיכום שנוצר ב-AI לפני שימוש.
• לבדוק כל נתון שחולץ ממסמך פיננסי מול מסמך המקור ורואה החשבון. הקטגוריה היא הצעת סדר פנימית בלבד ואינה קביעה שהוצאה מוכרת.
• לא להזין מידע רפואי או אישי שאינו נדרש למטרת הטיפול או ניהול הקשר.
• לא לשלוח הודעות שיווקיות ללא הרשאה מתאימה ובהתאם לדין החל על דיוור ושיווק.
• לכבד בקשות של לקוחות לעיון, תיקון או מחיקה, ככל שהדין מחייב זאת.
• להקפיד במיוחד על מידע של קטינים, כולל קבלת אישור הורה או אפוטרופוס במידת הצורך.

7. זכויות ובקשות פרטיות

משתמשת המערכת יכולה לפנות אלינו בבקשה לעיון, תיקון, מחיקה, ייצוא מידע, הגבלת שימוש או בירור לגבי מידע אישי שלה. בקשות לגבי מידע של לקוחות הקליניקה יטופלו בדרך כלל דרך בעלת הקליניקה, שהיא הגורם שמנהל את הקשר עם אותן לקוחות.

נענה לבקשות בפרק זמן סביר ובהתאם לדין. ייתכן שנבקש פרטים מזהים כדי לוודא שהמבקשת היא בעלת החשבון או מוסמכת לפעול בשמו.

פניות בנושא פרטיות: [email protected]. אפשר גם לבקש מחיקת חשבון דרך הטופס הייעודי.

8. Cookies ואחסון מקומי

נתוני העסק, הלקוחות, התורים, הטיפולים, המדיה והכספים נשמרים בצד השרת ואינם נשמרים כאחסון קבוע בדפדפן. בזמן שימוש פעיל הדפדפן מחזיק מצב עבודה זמני בזיכרון בלבד. אחסון דפדפן מצומצם משמש לסשן התחברות, מזהה מכשיר, שפה והעדפות ממשק שטחיות.

באתר הציבורי נאספים נתוני שימוש מצומצמים מצד ראשון לצורך מדידת ביצועים ושיפור השירות: עמוד שנצפה, פעולת ניווט, משך מעורבות, מדינה, סוג מכשיר, שפה ומקור הפניה ברמת שם המתחם בלבד. איננו שומרים כתובת IP גולמית, כתובת הפניה מלאה או תוכן שהוקלד בטפסים. המזהה הוא מזהה זמני של סשן ואינו נשמר כמזהה מבקר קבוע בדפדפן. האיסוף אינו מופעל כאשר הדפדפן משדר Global Privacy Control או Do Not Track, ורשומות אנליטיקה נמחקות אוטומטית לאחר 400 ימים.

אם המשתמשת חוסמת Cookies או אחסון מקומי, חלקים מהמערכת עלולים לא לעבוד כראוי. נכון למועד עדכון מדיניות זו, המערכת אינה מפעילה מעקב פרסומי פנימי לצורכי מכירת מידע לצדדים שלישיים.

9. שינויים ויצירת קשר

אנחנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת, למשל בעקבות שינוי בשירות, בספקי התשתית, בחוק או באופן השימוש במידע. תאריך העדכון יופיע בראש העמוד. שינוי מהותי יפורסם באופן סביר במערכת או באתר.

לשאלות, בקשות פרטיות או דיווח על חשש לאבטחת מידע: [email protected]

חיבורי אימייל וניוזלטר

כאשר בעלת הקליניקה מחברת Gmail או Outlook, Beauty C שומרת את כתובת התיבה, מזהה החשבון אצל הספק, מצב החיבור, היקף ההרשאה, מועד תפוגה ואסימון רענון מוצפן. Beauty C אינה מקבלת או שומרת את סיסמת התיבה. החיבור משמש לשליחת הודעות שבעלת החשבון יוזמת או מתזמנת, וניתן לנתקו מתוך המערכת.

בחיבור ל-Google, Beauty C מבקשת זיהוי בסיסי של חשבון Google והרשאת gmail.send בלבד. ההרשאה מאפשרת לשלוח דרך Gmail הודעות שבעלת החשבון כתבה, אישרה או תזמנה בתוך Beauty C. המערכת אינה קוראת את תיבת הדואר, טיוטות, אנשי קשר, קבצים מצורפים או היסטוריית הודעות.

לצורך החיבור נשמרים כתובת חשבון Google, מזהה החשבון, היקף ההרשאה ואסימוני OAuth מוצפנים. כתובות הנמענות ותוכן ההודעה מועברים ל-Google רק כאשר נדרשת שליחה. המידע אינו נמכר, אינו משמש לפרסום של צד שלישי, לאימון מודלים או לניתוח שאינו נחוץ לשירות. אפשר לנתק את Gmail בכל עת, ואז אסימוני החיבור מבוטלים ונמחקים בהתאם לתהליך הניתוק ומחיקת החשבון.

השימוש של Beauty C במידע שמתקבל מ-Google APIs והעברתו לאפליקציות אחרות עומדים ב-Google API Services User Data Policy, לרבות דרישות Limited Use.

בשליחה מדומיין עסקי דרך Resend נשמרים כתובת העסק, הדומיין, אזור הספק ומצב אימות רשומות DNS. לצורך ניהול דיוור נשמרים גם טיוטות ותבניות, לוחות זמנים, הוכחת ההסכמה שנרשמה לכל נמענת, מזהי הודעה אצל הספק, מצבי שליחה ושגיאות, וכן רשימת הסרה כדי למנוע דיוור נוסף למי שביקשה זאת.

אסימוני חיבור נשמרים מוצפנים עד לניתוק התיבה או למחיקת החשבון. רשומות הסרה נשמרות כל עוד החשבון פעיל ונדרש לכבד את בקשת ההסרה. עם סיום החשבון הן נמחקות בהתאם למדיניות מחיקת החשבון, בכפוף לרשומות מצומצמות שחובה לשמור לפי דין.