אישור תור שמרכז תאריך, שעה, טיפול ומדיניות
איך לצמצם אי הגעה בלי להפוך את הקשר עם הלקוחה לרצף של תזכורות.
אי הגעה היא בדרך כלל תוצאה של תהליך חלש, לא של הודעה אחת שחסרה. הלקוחה צריכה לדעת מה נקבע, מתי צריך לעדכן, איך מבטלים ומה המשמעות של ביטול מאוחר. הקליניקה מצדה צריכה לראות מי אישרה, מי עדיין לא ענתה ומה אפשר לעשות עם מקום שהתפנה.
תזכורת אחת בזמן שמאפשר עדיין להגיב
דרך קצרה וברורה לאישור או לביטול
רישום תוצאה כדי לזהות דפוס ולא להסתמך על זיכרון
האישור הראשון צריך להיות שלם
מיד לאחר הקביעה כדאי לשלוח סיכום קצר עם התאריך, השעה, שם הטיפול, כתובת או הוראות הגעה ומדיניות הביטול. הודעה ברורה מפחיתה שאלות ומונעת מצב שבו הלקוחה זוכרת שעה אחרת מזו שמופיעה ביומן.
תזכורת נועדה לאפשר פעולה
המועד הנכון תלוי בסוג העסק ובמשך הטיפול, אבל העיקרון קבוע: התזכורת צריכה להגיע כשעוד אפשר לשנות את התור ולמלא את המקום. רצף הודעות צפוף עלול להרגיש כמו לחץ ואינו מחליף מדיניות מוסכמת.
הפכי ביטול למידע שימושי
יש להבדיל בין ביטול בזמן, ביטול מאוחר ואי הגעה. כאשר הסטטוס נשמר ביומן, אפשר לראות אם מדובר באירוע חד פעמי או בדפוס, להחליט אם נדרש אישור נוסף בפעם הבאה ולהפעיל רשימת המתנה בצורה מסודרת.
מדדי את שיעור ההגעה
עקבי מדי חודש אחרי מספר התורים שנקבעו, בוטלו בזמן, בוטלו מאוחר ולא הגיעו. כך אפשר לבדוק אם שינוי בתהליך באמת עזר, במקום להסתמך על שבוע אחד טוב או על תחושה כללית.
שאלות נפוצות
כמה תזכורות כדאי לשלוח?
ברוב המקרים עדיפה תזכורת אחת שימושית על רצף הודעות. יש להתאים את המועד לסוג הטיפול ולמדיניות העסק.
האם צריך לגבות דמי ביטול?
זו החלטה עסקית ומשפטית שצריכה להיות ברורה, הוגנת ומוסכמת מראש.
מה עושים אחרי ביטול מאוחר?
מעדכנים את סטטוס התור, בודקים את רשימת ההמתנה ופונים רק למועמדות שמתאימות לזמן ולטיפול.