Vahvistus, jossa näkyvät aika, palvelu ja peruutuskäytäntö
Näin vähennät poisjääntejä ilman jatkuvaa muistuttamista.
Poisjäänti on usein toimintatapaan liittyvä ongelma, ei vain puuttuva muistutus. Asiakkaan pitää tietää, mitä varattiin, milloin muutoksesta tulee ilmoittaa, miten peruutus tehdään ja mitä myöhäinen peruutus tarkoittaa. Hoitolan pitää nähdä vahvistukset, vastaamattomat varaukset ja vapautuneen ajan jatkotoimet.
Yksi hyödyllinen muistutus ajoissa
Lyhyt ja selkeä vahvistus- tai peruutustapa
Tallennetut lopputulokset, joista toistuvat tilanteet näkyvät
Tee ensimmäisestä vahvistuksesta kattava
Kerro heti varauksen jälkeen päivämäärä, kellonaika, hoito, sijainti tai saapumisohje ja peruutuskäytäntö yhdessä tiiviissä viestissä. Selkeät tiedot vähentävät väärin muistettuja aikoja ja turhia lisäkysymyksiä.
Lähetä muistutus silloin, kun ehtii vielä toimia
Sopiva ajankohta riippuu palvelusta ja varauksen pituudesta. Periaate on sama: muistutus lähetetään niin, että asiakkaalla ja hoitolalla on vielä aikaa tehdä muutos. Usea peräkkäinen viesti voi tuntua painostavalta.
Tee peruutuksesta hyödyllistä tietoa
Erota ajoissa tehty peruutus, myöhäinen peruutus ja poisjäänti. Kun tila kirjataan, nähdään onko kyse yksittäisestä tapauksesta vai toistuvasta kuviosta ja tarvitaanko jatkossa lisävahvistus.
Seuraa toteutuneiden käyntien osuutta
Vertaa kuukausittain varattuja, ajoissa peruttuja, myöhään peruttuja ja toteutumatta jääneitä aikoja. Näin näet, auttoiko prosessin muutos vai perustuuko vaikutelma vain yhteen hyvään viikkoon.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta muistutusta kannattaa lähettää?
Yksi hyödyllinen muistutus on usein parempi kuin pitkä sarja. Sovita aika palveluun ja hoitolan käytäntöön.
Kannattaako myöhäisestä peruutuksesta periä maksu?
Se on liiketoiminnallinen ja oikeudellinen päätös, jonka pitää olla kohtuullinen, selkeä ja ennalta sovittu.
Mitä myöhäisen peruutuksen jälkeen tehdään?
Päivitä varauksen tila, tarkista jonotuslista ja ota yhteyttä vain hoitoon sekä aikaan sopiviin asiakkaisiin.